各位老师：

为提升学校会议场馆使用效率，后勤部于‌2025年10月21日‌正式启动会议场馆预约系统（试运行阶段）。现将相关事项通知如下：

‌一、系统开放安排‌

1、试运行时间‌：2025年10月21日起

2、开放范围‌：

会议室：首批开放西土城校区教一楼108、112、114、116、120会议室；

场馆：首批开放西土城校区科学会堂、沙河校区公教楼礼堂。

其余会议场馆将根据实际情况逐步开放。

3、预约权限‌：预约系统采用分级授权机制，各二级单位的预约权限统一由行政办公室人员负责管理，名单见附件。

‌二、预约流程说明‌

1、入口选择‌：通过北京邮电大学企业微信进入“会议场馆预约”功能模块。

2、资源选定‌：根据需求选择会议室或场馆，并选定具体日期及时间段。

3、信息确认‌：填写预约信息后提交，获取密码（场馆预约无此操作），系统将通过微信端发送预约成功通知。

4、开锁密码‌：通知底部将显示临时开锁密码（以#号键结尾），该密码仅在预约时段内有效。

5、注意事项

①申请人应结合会场布置所需时间、会议实际时长及预期结束时间，科学合理地预约会议场馆，避免超时预约、超时使用、约而不用、重复预约。如已成功预约的会议场馆因故取消，应及时在预约平台中取消预约。

②预约场馆时，请在两个工作日内上传《大型活动审批表》，且审批表时间应与预约时间一致。逾期未上传，系统将释放预约时间段。

请各位老师积极配合试运行工作，共同提升会议场馆资源使用效率。感谢您的理解与支持！如有疑问，请联系后勤部场馆科办公室010-62282091。

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后勤部‌
2025年10月21日